Casos prácticos: Memos

En este espacio se presentan una serie de ejemplos frecuentes que han sido organizados en función de las partes que componen este documento: Encabezado, cuerpo y cierre. Se sugieren algunas alternativas de cambio con el fin de simplificar la escritura y volverla más eficaz.

1. Encabezado

Uso no recomendado	Uso recomendado	Observaciones
Memo N° yy/yyyy SGI (1)	Memo SGI N° yy/yyyy	(1) Primero se coloca la institución emisora (SGI), luego el número del documento.
A LA: Dirección de Servicios Generales DEL: Secretario xxx	DEL: Secretario xxx A LA: Directora de Servicios Generales	Debe dirigirse a una persona específica y no a una área. Además, primero se coloca quien emite el documento y luego a quien está dirigido.
Sin mencionar el asunto	ASUNTO: Venta de talonarios facturas oficiales.	La referencia se escribirá empleando la abreviatura “REF.”, “OBJETO” o “ASUNTO” escrita con todas sus letras en mayúscula, seguida de dos puntos y el asunto o materia del documento, escrito con mayúscula inicial.
Córdoba, 02/01/2015	Córdoba, 2 de enero de 2015	Se recomienda escribir la fecha de manera completa, no entre barras.

2. Cuerpo

Uso no recomendado	Uso recomenedado	Observaciones
Por el presente (1) le solicito que todas las resoluciones que deba firmar el suscripto (2) sean compartidas con los siguientes usuarios (3):	Le solicito que todas las resoluciones que deba firmar el secretario sean compartidas con las siguientes personas usuarias:	(1) Evitar la expresión «por el presente», es redundante. (2) Utilizar palabras simples y fáciles de comprender. El término «suscripto» es arcaico y rebuscado. (3) Usar términos que incluyan a todas las personas, sin dejar a nadie atrás. En lugar de «usuarios» podemos decir «personas usuarias» e incluir así a grupos destinatarios más amplios.
La presente medida es a los efectos de poder (1) realizar eventuales modificaciones o correcciones que fueran necesarias.	El fin es poder realizar eventuales modificaciones.	(1) Se sugieren oraciones cortas para una comunicación efectiva. Para ello podemos suprimir aquellas palabras innecesarias, utilizar un lenguaje claro y directo.
Sírvase generar (1) la documentación que permita efectuar la transferencia bancaria por la suma de…	Se solicita la documentación necesaria para efectuar la transferencia bancaria por la suma de…	(1) Se recomienda evitar la fórmula «Sírvase + infinitivo» por considerarse un arcaísmo. Es preferible un lenguaje más natural, no solemne.

3. Cierre

Uso no recomendado	Uso recomendado	Observaciones
Atte.	Atentamente	Se sugiere evitar siglas o abreviaturas para las fórmulas de cierre del documento.